Omgaan met vertrouwelijke informatie

[Hln]

Beste mensen,

Ik werk op de financiële afdeling.

Bij sorteren van inkomende poststukken, maakte een secretaresse al een paar keer enveloppen met bankafschriften en andere vertrouwelijke informatie open.

Volgens de formele bedrijfsregels mag dit natuurlijk niet.
Maar zij zei tegen de werkgever dat zij dat moet doen zodat alle inkomende stukken geregistreerd (op een Excel bestand in een shared folder) en getraceerd kunnen worden.
Als ik de bankafschriften en andere vertrouwelijke informatie in een gesloten envelop wil krijgen dan moet ik dat zelf registreren.: ook met een korte omschrijving van de inhoud.
Zij zei, op deze manier, hebben andere mensen een bewijsstuk dat ik een poststuk al ontvangen zodat zij geen schuld krijgt als een poststuk kwijt is.

Mijn werkgever geloofde wat zij zei.

Ik heb dit voorgesteld: Net als bij het registreren van een aangetekend brief bij het postkantoor, kan zij een gesloten envelop toch registreren: een nummer geven, de afzender en de ontvangstdatum registreren. Bij de korte omschrijving kan zij "vertrouwelijk" intypen. En voor ontvangstbewijs kan zij een kolom toevoegen (b.v. met de titel "Ontvangen (?)") waarin ik (of andere mensen die vertrouwelijke informatie ontvangen) "J" kan intypen.

Ik vind dat het ongewoon en ook onlogisch dat na de ontvangst van een vertrouwelijke stuk moet de ontvanger voor wie de informatie bestemd is iedereen laten weten wat de inhoud van de envelop is (ook met een korte omschrijving!).

Zo'n registratie kan wel nuttig zijn voor eigen gebruik of voor het bestuur dat over alle informatie mag beschikken:

Als je een stuk met vertrouwelijke informatie kwijtraakt, zou je toch dat niet bij iedereen navragen? Als iemand die niet gemachtigd is over een bepaalde informatie toch die vertrouwelijke stuk stiekem van je bureau of je archiefkast uithaalt, zou zij dat toch meteen ook stiekem terugleggen of als het (nog) niet gebeurd is, zou zij dat toch niet toegeven?
Hoe kan ik mijn bas dit uitleggen? Zij heeft geen ervaring of studieachtergrond in bedrijfsadministratie!
Kan iemand mij helpen (b.v. met een citaat van een boek over "Internal control"/ bedrijfsadministratie)???

Welkom,

en ik denk dat dit topic meer suc6 heeft bij Wonen en Werken of Geld en Recht

[surimeid]

welkom, denk het ook topic veranderen.

Al je vertrouwelijk informatie kan je het best hier posten dan kan ik zeggen wat je waarmee kan doen.

[Dingaantouwtje]

>Geld & Recht

[NaamInGebruik]

Lastig geval van bevoegdheden en functieomschrijvingen.

Naar mijn weten is het niet ongewoon, zeker bij wat grotere bedrijven is het niet ongewoon dat post vooraf geopend en gesorteerd wordt. Formeel gezien is dat uiteraard incorrect, brieven zijn vrij gevoelig en mogen niet zomaar geopend worden door mensen waaraan deze niet geaddresseerd is.

Ik trek ook zwaar in twijfel wat het belang is van de informatieregistratie waar post zich bevind. Post wordt in principe geadresserd Ter attentie van X, of Y, of Z. Geef het aan die persoon of leg het in die persoon zijn postvak. Enkel een stukje verlengarm van de postbode is hier nodig.

Persoon waaraan dit geadresseerd is kan deze informatie waarborgen. Zeker bij vastere contacten zijn vaak simpelweg correspondentie dossiers aanwezig waarin X, of Y of Z gewoon alle post, of kopieen ervan, in vast legt.

Vaak is echter wel zo dat op alle post " vertrouwelijk " wordt gestempeld, in het geval van "better safe then sorry" en dat alle medewerkers beroepsgeheim hebben.

Maar om over zoiets een degelijk oordeel te vellen is echt veel meer informatie nodig zoals omvang van klanten bestand, aantal medewerkers van de onderneming. Maar in basisbeginsel is het totaal nutteloos het zo te doen als jij beschreef.

Wie the fuck vraagt ooit waar post van Jantje is? Dat vraag je dan toch gewoon aan de contactpersoon van die klant? Die krijgt immers alle post, die hoort te weten waar het is.

Als je werkgever accepteert wat de secretaresse doet, dan is het niet langer in strijd met de bedrijfsregels. De bedrijfsregels worden namelijk door de werkgever opgesteld.

[T_ID]

Bij mijn bijbaan is dat ook gebruikelijk hoor. Als je niet kunt afleiden voor welke afdeling of medewerker het is, wordt de post geopend door de baliemedewerkers, vertrouwelijk of niet. Recepten, medische geschiedenissen en juridische stukken komen daar via de fax binnen en moeten bekeken worden om te zien waar het heen gaat.


Wel klinkt het systeem dat de TS beschrijft me als overbodig en omslachtig in de oren. Als elk poststuk zo gearchiveerd zou moeten worden waar ik werk, dan zou dat een fulltime baan zijn.

Hoe vaak gebeurd het nou dat post kwijtraakt? En die paar keer dat het gebeurd is het meestal intern incorrect verstuurd omdat de afzender verkeerde informatie op de envelop zette. Ik heb gehad dat ergens op stond dat het voor een bepaalde dokter was, en daar dus heen ging, en vervolgens kwam de financiële administratie zeuren waar declaraties van die dokter waren; fout van de afzender.

[Martiño]

Ik snap niet helemaal waarom dat alle post moet worden opengemaakt (behalve als het niet duidelijk is voor welke afdeling of medewerker het is, zoals T_ID zegt), dus het zou al helemaal niet moeten uitmaken wat er in de brief zit, zo lang hij maar op de juiste plek terecht komt.

Aan de andere kant, secretaresse is een beroep waar je nu eenmaal in aanraking komt met gegevens die vertrouwelijk, privacygevoelig of beroepsgeheim zijn. Het zou onwerkbaar zijn om alle vertrouwelijke informatie af te schermen van administratieve medewerkers. Het hoort bij dat beroep dat er discretie wordt toepast in het werk, dat je post niet gaat uitpluizen (hoogstens vluchtig doorlezen, indien dat nodig is), en dat je informatie die niet voor anderen bestemd is voor jezelf houdt. Daar zou je van moeten uitgaan en je zou je secretaresse gewoon moeten kunnen vertrouwen.